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5S DIGITALES: PRÁCTICAS AVANZADAS Y MÉTODO PARA APLICARLAS

Constantemente en la sociedad actual se menciona la importancia del Big Data como fuente de información para obtener información que nos permita tomar decisiones beneficiosas para nuestras organizaciones (tendencias de mercado, individualización de los comportamientos de nuestra clientela actual o potencial …).

Pero a pequeña escala, en nuestras áreas de trabajo muchas personas se sienten intoxicadas respecto a la cantidad de información digital que tienen que gestionar. Dicho volumen genera una disminución de la productividad de nuestras tareas, al tener que dedicar un mayor tiempo a la búsqueda de lo necesario, así como una mayor facilidad de equivocarse mediante la utilización de versiones obsoletas.

Con el objeto de plasmar dichas problemáticas. Euskalit y el Club 5S organizó este martes 23 una jornada en la Armeria Eskola de Eibar, en la que participamos:

  • Pierburg, S.A.
  • Escuela de Enfermería de Vitoria
  • Diputación Foral de Gipuzkoa

el responsable del Club 5S de Euskalit Jon Campos, y los 3 profesores del programa Knowinn Iñaki Buitrón, Julen Iturbe y Venan Llona.

Las principales conclusiones de la jornada fueron:

  • Importancia de ser conscientes que la necesidad de controlar la información digital. Pensar que no hay límites a la capacidad de almacenamiento de información (aunque sea duplicada, triplicada …) es el primer paso para una pérdida de productividad.
  • Pensar en lo físico”. Lo digital, como se “esconde” en el ordenador, servidor, la nube.. dificulta identificar los problemas que pueden acaecer. Los problemas que se generan (información no necesaria, obsoleta, mal ubicada …) son idénticos que cuando se alamacenaban en un formato físico.
  • Divide y vencerás”. Los grandes proyectos de 5S digitales son difíciles de gestionar. Para conseguir éxitos es necesario fraccionar los proyectos. De esta manera se podrán identificar mejor los problemas digitales existentes y sus soluciones, así como los resultados que se obtienen después de ponerlo en práctica. Importancia de la humildad al seleccionar los proyectos piloto
  • Participación de las personas usuarias de la documentación digital, tanto en el diseño de la estructura (codificaciones, ubicaciones ..) como en las auditorías internas de mantenimiento del sistema.
  • Factor Clave: La formación de las personas implicadas.

En el debate posterior con las 120 personas inscritas, se evidenció la importancia del “reconocimiento al personal”, y de la progresiva importancia de “auditorías sorpresa” como elementos que permiten mantener las 5S digitales. Bastantes de  las preguntas estuvieron centradas en cómo integrar los diferentes dispositivos desde donde se genera o se consulta documentación, si era preferible un servidor o la nube… La principal conclusión fue que, independientemente de la importancia de las herramientas informáticas, la clave está en la utilización de una metodología; las herramientas, los aplicativos cambian cada día a mayor velocidad; lo importantes es cómo se organiza la información digital.

 

 

Para finalizar el acto Euskalit presentó el programa Knowinn para la formación y apoyo en la implantación de las 5S digitales, tanto en Zamudio como en Donostia – San Sebastián.

Presentaciones:

Info programa Knowinn

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